Klantcase

Eén omgeving, meerdere bedrijven, vaste prijzen: hoe Ecobit en Weprocess grip brachten in een complexe AFAS-structuur 

Specialist in slimme software-oplossingen

Ecobit is specialist in slimme software-oplossingen binnen het MKB+ segment. Met een sterke focus op standaardisatie, procesoptimalisatie en integratie helpt Ecobit organisaties om meer waarde te halen uit hun ERP-systemen, waaronder AFAS.  

Vanuit die expertise trekken we regelmatig samen op: Ecobit als partner met veel systeemkennis, Weprocess als specialist in procesoptimalisatie en slimme koppelingen. 

Grip krijgen op verrekeningen binnen één AFAS-omgeving

Een van onze gezamenlijke klanten is een holding met meerdere BV’s, die allemaal onder één centrale AFAS-omgeving werken. Dat biedt schaalvoordelen, maar brengt ook uitdagingen met zich mee – zeker als je werkt met vaste verrekenprijzen (VVP) tussen de verschillende entiteiten. 

In theorie is het helder: inkoop bij de ene BV, verkoop aan de andere, en automatisch de juiste verrekenprijs toepassen. In de praktijk? Een complexe puzzel waarbij standaard AFAS-processen tekortschieten. VVP is namelijk niet standaard te beheren voor meerdere entiteiten binnen één systeem zonder maatwerk. 

Daarom sloegen we met Ecobit de handen ineen. 

Maatwerk VVP + slimme integraties 

Samen met Ecobit ontwikkelden we een maatwerk VVP-oplossing die volledig integreert in de AFAS-omgeving van de holding. Hierbij wordt automatisch herkend welke BV welke rol speelt in de transactie, en worden de juiste vaste verrekenprijzen toegepast en verwerkt. Geen handmatige berekeningen of controles meer, maar een gestroomlijnd en betrouwbaar proces. 

Twee andere knelpunten

Daarnaast pakten we nog twee andere knelpunten aan: 

✅ Factuurherkenning op maat 
Binnenkomende facturen worden automatisch herkend, gekoppeld aan de juiste entiteit én inkooporder, inclusief bijbehorende verrekenprijs. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten. 

✅ Volledig geautomatiseerde EDI-koppeling met Transus 
Voor een van de werkmaatschappijen is een koppeling gemaakt tussen Transus (EDI) en AFAS. Dit zorgt ervoor dat inkooporders, pakbonnen en facturen automatisch tussen de systemen worden uitgewisseld – zonder dat daar iemand naar hoeft te kijken. Het EDI-proces draait nu volledig automatisch, inclusief validaties en statusupdates in AFAS. 

Resultaat 

Dankzij deze oplossing beschikt de holding nu over: 

• Eén geïntegreerde omgeving voor alle BV’s
• Volledige grip op verrekenprijzen en intercompany-transacties
• Een geautomatiseerd EDI-proces zonder handwerk
• Minder fouten, minder werk, méér controle 

En misschien nog wel het belangrijkste: het systeem groeit moeiteloos mee met de organisatie. Nieuwe BV? Nieuwe integratie? De basis staat.