Blog

De automatisering paradox: waarom handelsorganisaties wéten dat het slimmer kan, maar het toch niet doen

Iedereen wéét het: het kan slimmer 

Vraag een willekeurige handelsdirecteur of er winst te behalen valt door processen te automatiseren, en je krijgt gegarandeerd een "ja". Toch blijft échte verandering vaak uit. Handmatige processen blijven bestaan, Excelbestanden zwerven rond en medewerkers verliezen onnodig veel tijd. Dat is de automatisering paradox: het besef is er, de actie blijft uit. 

Hoe komt dat? En belangrijker: wat is er nodig om dit te doorbreken? 

De uitdagingen: van groeipijn tot blinde vlekken 

Handelsbedrijven draaien op volume, snelheid en foutloze afhandeling. Maar daar wringt het vaak:  

• Veel handmatig werk: Orders worden handmatig ingevoerd, factuur correcties, voorraad bijgewerkt in Excel.
• Eilandautomatisering: Afdelingen gebruiken eigen tools die niet met elkaar praten.
• Gebrek aan inzicht: Realtime data over marges, voorraad of klantgedrag ontbreekt.
• Afhankelijkheid van mensen: Kennis hangt aan post-its aan een scherm of verborgen in notitieblokken.  

Hoge werkdruk, weinig tijd voor verbetering: Het werk draait altijd door, waardoor niemand tijd maakt om structureel te veranderen. 

Daarnaast draait een handelsbedrijf altijd door, waardoor het niet altijd makkelijk is om tijd en mensen vrij te spelen om structureel te veranderen. Deze uitdagingen zorgen niet alleen voor frustratie, maar ook voor directe schade: fouten, vertragingen en gemiste kansen. En, je mist hierdoor belangrijke groeikansen.  

Waarom verandering en optimalisatie nú nodig is 

De wereld om ons heen verandert razendsnel. Klanten verwachten snelheid, foutloze levering en transparante communicatie. Als jij daar niet in meebeweegt, doet je concurrent het wel.  

Dat maakt digitalisering en automatisering geen luxe, maar een nodige basis voor schaalbaarheid, klanttevredenheid en winstgevendheid.  

Als je digitalisering juist aanpakt verminder je handmatige handelingen, kun je sneller inspelen op veranderingen in de markt, beter voldoen aan klantvragen en kun je sturen op data.   

Voorbeelden: dit levert automatisering écht op 

Weprocess en AFAS zien dagelijks mooie resultaten bij klanten die de stap wél zetten. Marloes de Ruiter (Directeur van Weprocess): 

“We werkten voor een groothandel die met een verouderd systeem werkte, waarbij orders, pakbonnen en facturen niet gekoppeld waren en handmatig ingevuld dienden te worden. Sterker nog, de facturen werden iedere dag einde dag uitgeprint, belandde bij de directeur op zijn bureau en na het toevoegen van een stempel mochten de facturen verzonden worden.  

Dat is natuurlijk uitermate zonde, want als de data in je systeem goed staat, is je factuur een resultaat van data die al bekend zijn van de order EN de pakbon. Deze facturen werden overigens ook allemaal separaat gedownload en vervolgens via Outlook gemaild naar de desbetreffende debiteuren.  

Inmiddels hebben we deze gehele flow verwerkt in AFAS en bevat de order al alle juiste informatie voor levering. Artikelen, debiteurinformatie, opmerkingen, (klantspecifieke) prijzen, levercondities en voorraden staan netjes gedocumenteerd in het systeem en alle complete pakbonnen worden iedere avond automatisch omgezet naar een factuur. De volgende dag worden deze in bulk automatisch naar de debiteur verzonden. Het proces order naar factuur is hierdoor slechts 1 dag, waar dit voorheen minimaal het dubbele in beslag nam. En dan hebben we het niet eens over de arbeidsuren die afnemen door dit proces te automatiseren.”  

Hoe AFAS software ondersteunt 

De uitdagingen in de handel vragen om een systeem dat écht alles samenbrengt. De software van AFAS biedt precies dat: één centrale oplossing waarin alle processen naadloos op elkaar aansluiten. Geen losse tools of eindeloze Excelsheets meer, maar overzicht, efficiëntie en grip. 

Met AFAS profiteer je van: 

• Geautomatiseerde orderverwerking
• Slim voorraadbeheer gekoppeld aan verkoop
• Workflowgestuurde facturatie en aanmaningen
• Betere samenwerking tussen afdelingen
• Realtime inzicht in marges en klantgedrag 

Zo leg je met AFAS een toekomstbestendige en schaalbare basis voor je handelsorganisatie. Processen worden niet alleen digitaal, maar ook slimmer ingericht. Daardoor groeit jouw bedrijf mee met de markt, zonder dat de administratieve last toeneemt. 

En met ons aan je zijde wordt die inrichting ook nog eens afgestemd op jouw bedrijfsproces. Zo combineer je techniek én praktijk. 

Tijd om te schakelen 

Je wéét dat het slimmer kan. Je herkent de pijnpunten. Nu is het moment om door te pakken. Begin klein, kies een proces dat veel tijd of fouten kost, en zet daar de eerste automatiseringsslag in. De ervaring leert: één succesproject smaakt naar meer. 

Wil je meer weten, plan dan vrijblijvend een call met ons in: https://calendly.com/weprocess/kennismakingsgesprek-15-minuten?month=2025-10(opent in een nieuw venster)